Sınav Belgelendirme Süreci

Başvurularının Alınması ve Gözden Geçirilmesi

“Belgelendirme Talep Formu” nun doldurularak, NİNOVA Belgelendirme’ ye iletilmesi ile belgelendirme başvurusu yapılmış olur. “Belgelendirme Talep Formu” internet sitesinde tüm ilgililere duyurulmuştur. Doldurulan form, başvuru sahibi tarafından imzalı olarak NİNOVA Belgelendirme’ ye elden, e-mail, faks ve kargo gibi araçlarla ulaştırabilir. “Belgelendirme Talep Formu”, NİNOVA Belgelendirme tarafından ilgililerin ulaşımına açık hale getirmiştir. E-mail ve faks yolu ile iletilen başvuru formları, en geç ilan edilen son başvuru tarihinden 3 (üç) gün önce ıslak imzalı olarak NİNOVA Belgelendirme’ ye iletilmelidir.

“Belgelendirme Talep Formu” nun NİNOVA Belgelendirme’ ye ulaşmasının ardından form, öncelikle Planlama Sorumlusu’ na iletilir. Planlama Sorumlusu, ilgili talebi inceler ve belgelendirmenin talep edildiği alan ile belgelendirmenin yapılıp yapılmayacağı kararını verir. Planlama Sorumlusu’ nun kararıyla ilgili Belgelendirme Müdürü’nden onay alınır. Belgelendirmenin yapılamayacağı kararı verilirse, ilgili karar “Planlama Sorumlusu” tarafından başvuru sahibine N.F.27 Belgelendirme Talep Formunda belirtilen iletişim bilgileri ile bildirilir.

Başvuruların gözden geçirilmesi belgelendirme talep formunun sonunda bulunan tablodaki kriterlere göre gerçekleştirilir.

“Belgelendirme Talep Formu’’ na ek olarak, aşağıdaki belgeler de başvuru sahipleri tarafından NİNOVA Belgelendirme’ ye sunulmalıdır:

• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
• Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren belge
• N.F.012 Belge Kullanım Sözleşmesi ıslak imzalı hali

Başvuru sahipleri, ilgili doküman bilgilerine NİNOVA Belgelendirme internet sitesi üzerinden de erişebilirler.

Mesleki Yeterlilik Belgeleri, Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından hazırlanır ve NİNOVA Belgelendirme’ ye iletilir. Belgeler, ayırt ediciliğin sağlanabilmesi adına oluşturulan bir belge kayıt numarası ile kayıt altına alınır. Belge kayıt numarası sınav programının türüne göre MYK tarafından verilir. Bu numara, adayın belgelendirme süreci ve sonrasında verilen adayı temsil eder, adayın başvurusunda ön değerlendirme sonucu olumlu ise verilir ve kullanılmadığı zaman aynı numara tekrar başka bir adaya verilmez.

Sınavların Planlanması ve Gerçekleştirilmesi

Planlama Sorumlusu tarafından sınavların planlanması ve organizasyonu gerçekleştirilir. Planlama Sorumlusu tarafından hazırlanan plan, Belgelendirme Müdürü tarafından gözden geçirilir ve onaylanır. Sınav takvimini oluşturulması ve internet sitesinde ilgililere ilan edilmesini yine Planlama Sorumlusu gerçekleştirir.

Başvuru sahibi adayın başvurusunun incelenmesinin ardından, duyurulan tarihlerdeki sınavlar için başvurusunun kabul edilmesiyle birlikte, aday Sınav Yapıcılar tarafından “Sınava Katılacak Aday Listesi” ne kaydedilir.

Planlama Sorumlusu, Sınav yapıcı/yapıcıları planlanan tarihte müsait olan personeller arasından “Personel Listesi” ni kullanarak belirler.

Sınavlar, “Sınav Prosedürü” ne uygun olarak gerçekleştirilir ve değerlendirilir. Sınav Yapıcılar sınavın organizasyonu, sınavların yürütülmesi ve değerlendirme sonuçlarını Planlama Sorumlusu’ na bildirirler. Sınavların gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili ayrıntılar Sınav Prosedürü’ nde kapsamlı şekilde belirtilmiştir.

Belgelendirme Kararının Verilmesi

Sınav Sonuçları ve sınavlarla ilgili dokümanlar Sınav Yapıcılar tarafından Planlama Sorumlusu’ na iletilir. Dokümanlar, Planlama Sorumlusu tarafından düzenlenerek Karar Verici’ ye sunulur. Karar Verici, dosyayı gözden geçirerek, ilgili Ulusal Yeterliliğin gerekliliklerine göre değerlendirir ve aldığı kararı “Personel Belgelendirme Karar Sonuç Listesi” ne kaydeder ve listeyi Planlama Sorumlusu’ na iletir. İşlemler, Karar Verici tarafından alınan karara uygun şekilde yapılır.

Belge almaya hak kazanan adaylar, Planlama Sorumlusu tarafından “Belge Takip Listesi” ne kaydedilir.

Belgelendirme Kararına İtiraz

Sınava katılan her aday için belgelendirme kararına itiraz yolu açıktır. Aday, itirazını kararın adaya bildirilmesinden itibaren 15 (on beş) gün içerisinde yapabilir. NİNOVA Belgelendirme’ ye ulaşan itirazlar “Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü” ne uygun olarak işlem görür.

Belgelerin Hazırlanması

Adaylar, Planlama Sorumlusu tarafından belgelendirme kararı ile ilgili olarak bilgilendirilirler. Belge almaya hak kazananların bilgileri, Kalite Yöneticisi tarafından Mesleki Yeterlilik Kurumu portalına belgelerin hazırlanması için kaydedilir. Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından bastırılarak gönderilen Mesleki Yeterlilik Belgeleri, Belgelendirme Müdürü tarafından imzalanır ve Planlama Sorumlusu tarafından belge sahiplerine belgelendirme talep formunda talep ettiği şekilde teslim edilir. Belgenin elden teslim edilmesi durumunda N.F.50 Belge Teslim Formu imzalatılarak adayın kendisine teslim edilir. Belgenin geçerlilik durumu internet adresinden sorgulanabilir.

Belge sahiplerinin tamamı, başvuru sırasında imzalamış oldukları “N.F.012 Belge Kullanım Sözleşmesi” şartlarını yerine getirmekle yükümlüdürler. Buna ek olarak Ulusal Yeterlilikte bulunan şartlara da uymakla yükümlüdürler. Belge sahibi, belge üzerindeki bilgilerde bir değişiklik meydana gelmesi durumunda NİNOVA Belgelendirme’ ye 15 (on beş) gün içerisinde haber vermek zorundadır.

Belgelerin Geçerlilik Süresi

Belgelerin geçerlilik süresi, belgelendirme kararının alındığı tarihte başlar ve ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen süre kadardır.

Belge Üzerinde Değişiklik Talebi

Geçerlilik süresi dolmamış belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması durumunda; belge sahibi değişiklikleri gerekli dokümanlarla NİNOVA Belgelendirme’ ye bildirir. Belge sahibinden belge ücreti alınarak, değişiklik talebi MYK’ ya iletilir. MYK tarafından belge üzerinde değişiklikler yapılarak belge yeniden düzenlenir. Yeniden düzenlenen belgede, belge numarası değişmez, belgeye revizyon numarası verilir. Yeniden düzenlenen belge, belge sahibi eski belgeyi NİNOVA Belgelendirme’ ye iade ettikten sonra teslim edilir.

Başarısız Olan Adaylar

Sınavlar sonucunda başarısız olan adaylar, 12 ay içinde sadece başarısız oldukları birimlerden, ücretsiz olarak tekrar sınava girebilirler.

 

Yeniden Belgelendirme

Yeniden belgelendirme süreci ilgili ulusal yeterlilikte tanımlanan yönteme ve “Geçerlilik Süresi Dolan MYK Mesleki Yeterlilik Belgelerinin Yenilenmesi Faaliyetlerine İlişkin Usul ve Esaslar” a uygun olarak işletilmektedir. Yeniden belgelendirme süreci başlatılırken, öncelikle belgeli personel, Planlama Sorumlusu tarafından “belgenin geçerlilik süresinin dolmak üzere olduğu ve belge yenilemek için gerekli adımları” e-mail, telefon veya yüz yüze görüşme yoluyla bildirir. Bildirimlerin ardından belgeli personel tarafından “Belgelendirme Başvuru Formu doldurularak NİNOVA Belgelendirme’ ye iletilir ve böylece yeniden belgelendirme süreci başlatılmış olur. Belgeli personel, yeniden belgelendirme başvurusunu kendisine bildirim yapıldığı başvuru dönemi içerisinde yapabilir. Başvuru dönemi aşağıdaki şekildedir:

Belgenin geçerlilik süresi 5 (beş) yıl ise, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden 5 (beş) ay önce;

Yeniden belgelendirme için başvuru döneminin başlangıç tarihinden önce ve belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden sonra yapılan başvurular kabul edilemez.

Yeniden belgelendirme sınavlarının,  belgeli personelin belgesinin geçerlilik süresi tamamlanmadan önce yapılması gereklidir. Ancak, belgeli personel belgesinin geçerlilik süresinin sonunda başvuru yaparsa; sınav sürenin bitiminden sonraya sarkabilir. Bu durumda, NİNOVA Belgelendirme başvurusunun uygun bulunduğu belgeli personel için düzenleyeceği sınavı, başvuru tarihi baz alınarak en geç 10 (on) iş günü içerisinde Mesleki Yeterlilik Kurumu’ na bildirir.

Belgelendirilmiş personel iletişim bilgilerindeki değişiklikleri NİNOVA Belgelendirme’ ye bildirmemesi halinde sorumluluk belgelendirilmiş personel aittir.

NİNOVA Belgelendirme, belgeli personelin belge yenileme talebini , yenileme işlemi için yaptığı ödeme tarihinden itibaren 5 (beş) iş günü içerinde Mesleki Yeterlilik Kurumu’ na iletir. Ulusal Yeterlilikte aksi belirtilmedikçe, yeni belgenin düzenlenme tarihi, belge yenileme kararının alındığı tarihtir. Belge yenileme kararı, mevcut belgenin geçerlilik bitiş tarihinden sonra da alınabilir.

Belgelendirilmiş personel, yeniden belgelendirme talebini NİNOVA Belgelendirme’ ye yapabileceği gibi başka bir belgelendirme kuruluşuna da yapabilir. Başka bir belgelendirme kuruluşundan belge almış yeniden belgelendirme başvuru yapan belgelendirilmiş personel, ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen tüm sınavlara tabi tutulur.

Ulusal Yeterliliklerin güncellenirse, yeniden belgelendirme faaliyetleri güncel Ulusal Yeterliliğe uygun olarak gerçekleştirilir. (NİNOVA Belgelendirme kapsamını güncel Ulusal Yeterliliğe göre güncellemesi halinde).

Ulusal Yeterlilikte ilave ölçme-değerlendirme gerektiren değişiklikler olması durumunda, yeniden belgelendirme yeterlilikte yapılan değişikliklere ve belirten şartlara uygun şekilde ölçme-değerlendirmeye tabi tutulur ve başarılı olması durumunda belge yenilemeye hak kazanır.

Ulusal Yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu Ulusal Yeterliliğin kapsamını içeren birden fazla Ulusal Yeterlilik oluşturulması durumunda; yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde yeniden belgelendirmeye hak kazanması halinde belgeli personel için birden fazla belge düzenlenebilir.

Birden fazla Ulusal Yeterlilik yürürlükten kaldırılarak yerine söz konusu Ulusal Yeterliliklerin kapsamını içeren yeni bir Ulusal Yeterlilik oluşturulması durumunda; belgeli personelin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması halinde belgeli personele yeni Ulusal Yeterlilikte belge düzenlenir.

Ulusal Yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu Ulusal Yeterliliğin kapsamını içeren yeni bir Ulusal Yeterlilik oluşturulmaması durumunda; yürürlükten kaldırılan Ulusal Yeterlilikte daha önce belge almış kişiler belgelerinin geçerlilik sürelerinin sonunda belge yenileyemezler.

Belgenin Askıya Alınması ve Belge İptali

Belgenin Askıya Alınması 

Belgenin askıya alınması durumu şu koşullarda meydana gelebilir:

• Belgelendirilmiş personelin N.F.012 Belge Kullanım Sözleşmesi’ ndeki yükümlülükleri yerine getirmemesi,
• Belgelendirilmiş personelin gözetim şartlarını yerine getirmemesi,
• Belgelendirilmiş personelin belge kullanım şartlarına uymaması, TÜRKAK, Mesleki Yeterlilik Kurumu Logoları ve/veya NİNOVA Belgelendirme kuruluşuna ait belgenin yanlış kullanılması

NİNOVA Belgelendirme, belge verilmeden önce aday ile karşılıklı olarak, belgenin askıya alınması kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına “N.F.012 Belge Kullanım Sözleşmesi” ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin askıya alınması kararı ile logo kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde NİNOVA Belgelendirme’ ye iade eder. İade yapılmaması durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan ederse, belgelendirilmiş kişiden kayıp ilanı vermesi ve bu ilanı bir dilekçe ile NİNOVA Belgelendirme’ ye bildirmesi talep edilir.

Belge sahibinin belgesinin askıya alınması durumunda; belge sahibi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Belgenin askıda kalma süresi boyunca NİNOVA Belgelendirme’ nin her türlü hakkı saklıdır. NİNOVA Belgelendirme belgenin askıya alınması ile ilgili kararları, web sitesinde gerekçesiyle birlikte yayınlama hakkına sahiptir. Belgenin askıya alma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Karar Verici kararı ile belge askıdan kaldırılır.

Belgenin İptali

Belgenin iptali durumu şu koşullarda meydana gelebilir:

• Belgelendirilen personelin belgesinin askıya alınması sonucunda yapması gereken düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmemesi,
• Belgenin yanıltıcı veya haksız maksatla kullanılması,
• Belgelendirilen personelin sınav öncesi veya sonrasında kasıtlı olarak NİNOVA Belgelendirme’ yi eksik veya yanlış bilgilendirdiğinin tespit edilmesi,
• Belgelendirilen personelin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması veya yapılmasına izin vermesi,
• Belgenin geçerlilik süresi içinde yapılan gözetim faaliyetleri esnasında mevcut programın ilgili mevzuat, standart ve/veya standart yerine geçen doküman şartlarına uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi, Mesleki Yeterlilik Kurumu, Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği usulündeki esasların gerçekleştirilmemesi,
• Belge sahibi hakkında gelen şikayetlerin değerlendirilmesine bağlı olarak belgenin kullandırılmamasına karar verilmesi.

Belgenin iptali ile ilgili Karar Verici tarafından alınan karar, “Belgelendirme Karar Formu” na kaydedilir ve söz konusu kişi, Planlama Sorumlusu tarafından bilgilendirilir. Durum, belge takip listesine kaydedilir.

NİNOVA Belgelendirme, belge verilmeden önce aday ile karşılıklı olarak, belgenin geri çekilmesi kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına “N.F.012 Belge Kullanım Sözleşmesi” ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin geri çekilmesi kararı ile logo kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde NİNOVA Belgelendirme’ ye iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan ederse, belgelendirilmiş kişiden kayıp ilanı vermesi ve bu ilanı bir dilekçe ile NİNOVA Belgelendirme’ ye bildirmesi talep edilir.

Belgesi iptal edilen kişi, yeniden başvurduğunda ilk başvuru prosesi uygulanır.

Ulusal Yeterlilikte Değişiklikler

Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından farklı bir uygulamaya karar verilmemesi kaydıyla, Ulusal Yeterliliklerde revizyon olması durumunda, mevcut belgelere geçerlilik süresi içinde bir değişiklik yapılmaz. Yeniden belgelendirmeler, yeterliliğin güncel revizyonuna göre gerçekleştirilir.